Política de tratamiento de datos personales

Fecha de entrada en vigencia: 12 de agosto de 2026. Última actualización: 12 de agosto de 2026.

Nuestras bases de datos permanecen vigentes mientras Custodio Legal preste el servicio y mientras subsistan las obligaciones legales y contractuales que justifican conservarlas.

Custodio Legal es la plataforma que tu despacho de abogados usa para gestionar sus asuntos judiciales y extrajudiciales. Esta política explica, en lenguaje simple, qué datos personales tratamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos sobre ellos.

Aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (Colombia), y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) con su Decreto Ejecutivo 904 (Ecuador).

Esta política te alcanza tanto si usas la plataforma como profesional de un despacho, como si tus datos personales aparecen en un asunto que un despacho gestiona a través de Custodio Legal — por ejemplo, como cliente, contraparte o interesado en un proceso.

Quién es responsable de tus datos

Custodio Legal, identificada con NIT 1057602936, con domicilio en Sogamoso, Boyacá, Colombia, es la responsable del tratamiento de tus datos personales cuando actúas como usuario de la plataforma.

Dirección: Carrera 17 #2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia
Correo electrónico: privacidad@custodio.legal
Teléfono: +57 333 431 8597
Área responsable de atender consultas y reclamos: Área de Protección de Datos Personales, en la dirección de correo indicada arriba.

Cuando tus datos aparecen en un asunto que gestiona un despacho, el responsable es ese despacho, no nosotros: nosotros actuamos por su cuenta y bajo contrato, como encargados del tratamiento. Esto tiene una consecuencia práctica que conviene que conozcas: si nos escribes para ejercer un derecho sobre datos que están en un asunto, no podemos decidir sobre ellos por nuestra cuenta. Trasladamos tu solicitud al despacho responsable dentro de los dos días hábiles siguientes, te informamos que lo hicimos y te damos sus datos de contacto para que puedas dirigirte directamente.

Qué datos recogemos

Datos de identificación y contacto de las personas que usan la plataforma: nombre, correo electrónico, teléfono, dirección y número de documento.
Datos del asunto que tu despacho gestiona: su descripción, su objetivo, notas de seguimiento, y los datos de quienes figuran como parte del asunto (nombre, número de documento), tal como constan en el expediente o en el proceso judicial.
El texto de los documentos que se cargan a un asunto. No conservamos el archivo original que subiste: se procesa de forma automática para extraer su contenido y luego se elimina; lo que guardamos es el texto extraído, para que el asunto se pueda buscar y consultar.
El contenido de tus conversaciones con el asistente de inteligencia artificial, cuando el plan de tu despacho incluye esa función.
Registros de acceso y actividad: fecha, dirección IP, agente del navegador y qué se hizo, para poder auditar el uso de la plataforma y detectar accesos indebidos.

Datos sensibles y datos de menores de edad

Un expediente judicial puede contener datos sensibles: información sobre tu salud, tu vida sexual, tu origen étnico, tus convicciones religiosas o políticas, o tu pertenencia a un sindicato. También puede contener datos de niñas, niños y adolescentes.

Custodio Legal no te pide esos datos ni los recoge por su cuenta: llegan a la plataforma dentro del expediente que el despacho gestiona, y es el despacho —como responsable— quien debe haber obtenido la autorización que la ley exige para tratarlos.

Sobre esos datos la ley te da dos protecciones que queremos que conozcas:

No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Nadie puede condicionarte un servicio a que lo hagas, y ninguna pregunta sobre ellos es de respuesta obligatoria.
Los datos de menores sólo pueden tratarse respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y quien ejerce sus derechos es su representante legal.

Los tratamos con las mismas medidas de seguridad descritas más abajo, sin usarlos para ninguna finalidad distinta de la gestión del asunto en el que constan.

Para qué los usamos

Gestionar los asuntos judiciales y extrajudiciales de tu despacho.
Vigilar procesos judiciales y avisarte de novedades y actuaciones.
Generar resúmenes, análisis y borradores con inteligencia artificial, y responder tus preguntas sobre los documentos de un asunto, cuando el plan de tu despacho incluye esas funciones.
Enviarte notificaciones y alertas relacionadas con el servicio.
Cumplir nuestras obligaciones legales de seguridad, auditoría y atención de tus derechos como titular.

Con qué fundamento

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada: antes de usar la plataforma se te pide aceptar esta política, y esa aceptación queda registrada con su fecha. Cuando actúas por cuenta de un despacho, también tratamos tus datos en el marco de la relación contractual entre el despacho y nosotros, y de las obligaciones legales que esa relación trae consigo — por ejemplo, seguridad y trazabilidad de la información.

Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos tus datos mientras exista una relación con el despacho que te presta el servicio. No eliminamos datos automáticamente por el paso del tiempo — se eliminan o anonimizan cuando corresponde, por ejemplo al aprobar una solicitud de cancelación tuya.

Hay una excepción deliberada: los registros de tu autorización, de auditoría y de tus propias solicitudes ARCO no se eliminan nunca, ni siquiera después de que el resto de tus datos se anonimice. Son la prueba de que cumplimos con esta política, y su valor depende de que no se puedan alterar ni borrar.

Con quién los compartimos

Para prestar el servicio, compartimos algunos de tus datos con proveedores que actúan por nuestra cuenta y bajo contrato — nunca para sus propios fines:

Proveedor	Qué recibe	Para qué
Un proveedor de inteligencia artificial	Descripción del asunto, sus actuaciones y fragmentos de tus documentos	Generar resúmenes, análisis, borradores y respuestas, sólo si tu plan incluye funciones de IA
Un proveedor de búsqueda inteligente sobre documentos	Fragmentos del texto de tus documentos	Encontrar la parte relevante de un documento cuando le haces una pregunta al asistente
Un proveedor de envío de correo electrónico	Tu dirección de correo y el contenido de los avisos	Enviarte notificaciones y alertas
Un proveedor de facturación	Correo de contacto y nombre del despacho	Gestionar el plan y el pago de tu despacho
Un proveedor de monitoreo técnico	Detalles del error y la ruta donde ocurrió	Detectar y corregir fallas de la plataforma

El reconocimiento de texto de tus documentos ocurre en un servicio propio, dentro de nuestra propia infraestructura — no sale a ningún proveedor externo.

Si quieres saber qué proveedor concreto está detrás de cada fila de esa tabla, escríbenos a privacidad@custodio.legal y te damos la lista identificada y actualizada. No la publicamos aquí porque cambia con el tiempo y una lista desactualizada informaría peor que ninguna.

La mayoría de estos proveedores están ubicados en Estados Unidos.

Para Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce a Estados Unidos con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Y, al actuar esos proveedores como encargados y no como responsables, el envío es una transmisión de datos respaldada por contrato, no una transferencia internacional que necesite tu declaración de conformidad aparte.
Para Ecuador, el envío se ampara en los contratos que tenemos firmados con cada proveedor, que les imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las que la LOPDP nos exige a nosotros, y en que ese envío es necesario para ejecutar el servicio que tu despacho contrató.

Las funciones de inteligencia artificial dependen del plan de tu despacho: si tu despacho no las tiene activas, ningún dato tuyo llega a esos dos proveedores.

Cómo protegemos tus datos

Usamos cifrado para proteger los datos más sensibles que guardamos — número de documento, dirección y teléfono —, nunca guardamos contraseñas en texto plano, y restringimos el acceso según el rol de cada persona dentro de tu despacho. Registramos de forma permanente quién hizo qué sobre tus datos, y vigilamos patrones de acceso indebido, como ráfagas de intentos de inicio de sesión fallidos o descargas inusuales de información.

Si detectamos un incidente de seguridad que ponga en riesgo tus datos personales, te lo notificamos y avisamos a la autoridad de control competente dentro de las 72 horas siguientes a detectarlo, como lo exige la ley.

Tus derechos como titular

Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales, y a revocar en cualquier momento la autorización que nos diste. Estos son tus derechos ARCO:

Acceso — conocer qué datos tenemos sobre ti.
Rectificación — corregir datos incompletos, inexactos o desactualizados.
Cancelación — pedir que dejemos de tratar tus datos y los eliminemos. Al aprobarla, anonimizamos la información que te identifica; conservamos únicamente la evidencia de que la solicitud se hizo y se resolvió, como exige la ley.
Oposición — oponerte a que sigamos tratando tus datos para una finalidad concreta.
Portabilidad — recibir una copia de tus propios datos.

Sobre la inteligencia artificial y las decisiones automatizadas

La plataforma usa inteligencia artificial para resumir asuntos, analizar documentos, redactar borradores y responder preguntas sobre un expediente. Ninguno de esos resultados decide nada sobre ti. Son insumos que el abogado del despacho lee, evalúa y usa bajo su propio criterio profesional: no hay ningún proceso en la plataforma que produzca por sí solo una decisión con efectos jurídicos sobre una persona, ni que la afecte de modo similar.

Si en el futuro incorporáramos un tratamiento de ese tipo, te lo informaríamos antes y podrías oponerte, pedir intervención humana y solicitar una explicación de la lógica aplicada.

Además, puedes revocar tu autorización en cualquier momento con un botón dedicado en esa misma pantalla. Al confirmarlo, cerramos tu sesión de inmediato; la próxima vez que entres te pedimos que autorices de nuevo antes de continuar, sin que pierdas ningún dato de tu despacho.

Quién puede ejercerlos

Además de ti como titular, pueden ejercer estos derechos tus causahabientes —acreditando esa condición—, tu representante legal o apoderado, y las personas que la ley faculte para actuar en tu nombre. En todos esos casos pedimos el documento que acredite la representación, porque entregar tus datos a quien no está legitimado sería, en sí mismo, una vulneración de tus derechos.

Cómo ejercerlos, paso a paso

Si ya usas la plataforma, entra a tu perfil, pestaña Privacidad. Ahí puedes descargar tus datos, revocar tu autorización con un botón, o elegir el tipo de solicitud ARCO con una breve justificación. Cada solicitud queda registrada con la fecha y la IP desde la que la hiciste.
Si no tienes cuenta, o tu solicitud es sobre datos que aparecen en un asunto que gestiona un despacho cliente nuestro, escríbenos a privacidad@custodio.legal indicando tu nombre completo, tu número de documento, qué estás pidiendo y una dirección de contacto para la respuesta.
Un administrador del despacho — o, si nos escribiste directamente, nuestro equipo — revisa y resuelve tu solicitud dentro del plazo legal.

Desde tu perfil también puedes descargar una copia de tus propios datos de cuenta en cualquier momento: tu información personal, el historial de tus autorizaciones y el registro de tus propias acciones en la plataforma. Esa descarga automática no incluye hoy los asuntos ni los documentos que tu despacho gestiona sobre ti; para acceder a esa información específica, haz una solicitud de acceso por los mismos canales, y te la entregamos dentro del plazo indicado abajo.

En cuánto tiempo te respondemos

La ley colombiana distingue dos trámites, con plazos distintos:

Consulta — cuando sólo quieres saber qué datos tenemos sobre ti. La respondemos dentro de los 10 días hábiles siguientes a recibirla. Si no nos alcanza, te explicamos por qué y te damos la fecha en que responderemos, que no pasará de 5 días hábiles más.
Reclamo — cuando pides corregir, actualizar, suprimir o te opones a un tratamiento. Lo resolvemos dentro de los 15 días hábiles siguientes a recibirlo, prorrogables por 8 días hábiles más, avisándote el motivo y la nueva fecha.

Mientras tramitamos un reclamo, el registro correspondiente queda marcado como «reclamo en trámite» dentro de los dos días hábiles siguientes, para que nadie lo trate como si no estuviera cuestionado.

Si tu reclamo está incompleto, te lo decimos dentro de los 5 días hábiles siguientes para que lo completes. Si pasan dos meses sin que respondas, entendemos que desististe, y puedes volver a presentarlo cuando quieras.

En Ecuador respondemos los cuatro derechos dentro de los 15 días siguientes a recibir la solicitud.

A quién reclamar

Si consideras que no atendimos tu solicitud correctamente o dentro del plazo, puedes presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de tu país.

En Colombia, la ley pide que primero hayas presentado tu consulta o reclamo ante nosotros y que el trámite se haya agotado: la Superintendencia sólo admite la queja después de eso. No es un obstáculo que pongamos nosotros, es un requisito del artículo 16 de la Ley 1581, y por eso conviene que guardes la constancia de tu solicitud y de nuestra respuesta.

Colombia — Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales · habeasdata@sic.gov.co · www.sic.gov.co

Ecuador — Superintendencia de Protección de Datos Personales · https://spdp.gob.ec/

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa aplicable. Si el cambio es material, te lo avisamos por correo o con un aviso destacado en la plataforma antes de que entre en vigencia.